Rozmowa biznesowa

Kultura biznesowa

Kultura biznesowa
Zadowolony
  1. Osobliwości

Umiejętności komunikacji biznesowej są niezbędne dla udanej kariery w każdej dziedzinie: sukces w komunikacji korporacyjnej będzie w dużej mierze zależał od codziennych umiejętności komunikacyjnych, ale sfera zawodowa ma swoją specyfikę. Kultura komunikacji biznesowej dotyczy sposobów interakcji ze współpracownikami, szefami, podwładnymi i partnerami, a także pewnych zasad. Bardzo ważne jest budowanie komunikacji w zależności od sytuacji, celów i zadań, a także umiejętność szybkiego dostosowywania się do zmieniających się sytuacji.

Osobliwości

Kultura komunikacyjna jest pojęciem szerszym niż zbiór aktów mowy. Składa się z wielu elementów. W kulturze komunikacji biznesowej wygląd ma ogromne znaczenie: musi odpowiadać Twojemu obszarowi działania i konkretnej sytuacji.

Zwykle jest mundur do pracy z klientami, garnitur biznesowy do pracy w biurze, osoby wykonujące zawody kreatywne ubierają się w określony sposób, a osoby zajmujące stanowiska kierownicze muszą podkreślać swój status ubraniami i dodatkami. Wydawać by się mogło, że wygląd nie jest bezpośrednio związany z komunikacją biznesową. Jednak to pierwsze wrażenie, jakie robisz, determinuje stosunek rozmówcy do Ciebie. Jeśli to wrażenie jest negatywne, w procesie dialogu będziesz musiał poświęcić dużo energii, aby się zrehabilitować.

Równie ważny w komunikacji jest język niewerbalny. Twoje postawy, gesty i zachowanie są bardzo ważne z psychologicznego punktu widzenia. Staraj się zachować wystarczająco dyskretną mimikę. Gestykulacja jest bardzo ważna, ale powinna być umiarkowana, nie nadmiernie intensywna.

Jeśli masz ochotę na dialog z partnerem, najlepiej wybrać otwartą pozę.Możesz spróbować dyskretnie dopasować się do pozy rozmówcy. Aby uniknąć bycia postrzeganym z agresją, kontakt wzrokowy powinien zająć tylko kilka sekund. Siedzenie przy stole negocjacyjnym nie powinno znajdować się bezpośrednio naprzeciw rozmówcy, ale trochę z boku.

To, co mówisz, ma takie samo znaczenie, jak to, jak to mówisz. Bardzo ważne jest posiadanie rzetelnych informacji, umiejętność operowania faktami i umiejętne budowanie treści dyskusji.

Nie zapominaj przy tym o innych niuansach: płynna i równomierna mowa w średnim tempie, pauzy i intonacja niektórych tez są ważne dla lepszego wzajemnego zrozumienia.

Dobór słów, intonacji, postawy i gestów jest ważny w konkretnej sytuacji, ponieważ w różnych przypadkach odpowiednie będzie odmienne zachowanie. Kulturę komunikacji biznesowej, w zależności od sytuacji i realizowanych celów, można podzielić na kilka typów:

  • Typ mentora implikuje zbudowanie... Ta opcja jest typowa dla procesu szkoleniowego stażystów, dla wydarzeń edukacyjnych i naukowych, dla wyjaśniania podwładnym poszczególnych momentów pracy, a także podczas pracy w zespole z kolegami, jeśli jesteś specjalistą w dziedzinie, w której są mniej biegły w czymś. Bardzo często taka komunikacja jest budowana w formie monologu, jednak we współczesnej komunikacji biznesowej bardziej preferowany jest dialog: nawet w procesie uczenia się staraj się angażować rozmówców w dyskusję i słuchać ich punktów widzenia.
  • Typ motywacyjny ma na celu zainteresować osobę projektem, przekonać go o celowości tej lub innej pracy, pomóc pracownikom uwierzyć w siebie i poczuć się pewniej w każdym nowym lub po prostu trudnym zadaniu. Aby odnieść sukces, staraj się unikać popularnych zwrotów i frazesów. Najlepiej dać własny przykład, opowiedzieć własną historię i wyjaśnić własnymi słowami, co tak naprawdę przyciąga Cię do konkretnego projektu.
  • Typ konfrontacyjny kultura komunikacyjna prowokuje rozmówcę do sprzeciwu wobec ciebie, do niezgody z twoim punktem widzenia. Ten typ obejmuje szereg technik stosowanych w przypadku konfliktu interesów. Najczęściej sytuacja konfrontacyjna jest typowa dla negocjacji, a także dla zwiększenia uwagi podczas pracy z bierną, obojętną publicznością.
  • Rodzaj informacji najbardziej neutralny - w jego ramach możesz po prostu przekazać słuchaczowi tę lub inną informację. Staraj się unikać mylenia typów informacji z innymi. Jeśli celem jest poinformowanie rozmówcy, nie musisz próbować go pouczać, zarażać swoim entuzjazmem czy wchodzić w konflikt. W tym przypadku konieczne jest, aby prezentacja była czytelna - w tym celu postaraj się dostosować do rozmówcy i wyjaśnij wszystko na przykładach, które rozumie.

Osobisty

Większość ważnych kwestii związanych z działalnością zawodową rozstrzyga się w procesie komunikacji osobistej. Dla osób towarzyskich i otwartych, które wiedzą, jak poprawnie przedstawić dowolne informacje (poprzez gesty, mimikę i intonację), jest to bardziej plus niż minus. W osobistej komunikacji biznesowej treść dyskusji nie odgrywa kluczowej roli, najważniejsze jest nawiązanie kontaktu i prawidłowe określenie swojego stanowiska.

Komunikacja osobista może składać się z dość długich monologów lub przeciwnie, z mniej lub bardziej krótkich fraz. W obu przypadkach bardzo ważne jest nie tylko przedstawienie informacji, jakbyś pisał streszczenie, ale przekazanie ich konkretnemu rozmówcy, dostosowując się do niego. Przed negocjacjami zapisz kluczowe punkty, które chcesz omówić, ale nigdy nie zapamiętuj mowy - konieczna jest zmiana charakteru narracji, sekwencji, przykładów (w zależności od reakcji słuchaczy).

W ten sam sposób musisz pracować z intonacją i gestami. Jeśli stracisz uwagę drugiej osoby, spraw, aby mowa była bardziej emocjonalna. Jeśli czujesz niechcianą konfrontację ze swoim partnerem, spróbuj skopiować postawę i gesty tej osoby.Bardzo ważne jest, aby nie być nadmiernie powściągliwym, w przeciwnym razie prezentacja informacji będzie nudna, a Ty sprawisz wrażenie osoby niepewnej siebie.

Jednocześnie nie warto też mówić zbyt emocjonalnie, w przeciwnym razie możesz nie zostać potraktowany poważnie.

W trakcie osobistej rozmowy często trzeba spontanicznie podejmować trudne decyzje. Jeśli proces negocjacji nie porusza tematów, których się spodziewałeś, bardzo ważne jest zachowanie spokoju. Staraj się nie przesadzać z problemami, zawsze odpowiadaj spokojnie. Jeśli nie możesz od razu określić, którą decyzję podjąć, zawsze możesz poświęcić trochę czasu na przemyślenie i rozważenie zalet i wad w zrelaksowanym środowisku.

Przez telefon

Wiele problemów jest obecnie rozwiązywanych telefonicznie. Zwykle są to drobne wyjaśnienia wszelkich kwestii informacyjnych lub organizacyjnych: na przykład podczas rozmowy telefonicznej koledzy często podają nazwiska i dokładne numery, umawiają się na spotkania, dają lub odbierają zadania. Długie rozmowy telefoniczne odbywają się zwykle tylko w przypadkach, gdy nie ma możliwości osobistego spotkania... Jednocześnie coraz częściej do pełniejszej komunikacji wykorzystuje się wideorozmowy, które mają swoją specyfikę.

Aby rozmowa telefoniczna była udana i miała wpływ na momenty pracy, należy wziąć pod uwagę następujące niuanse:

  • Jeśli dzwonisz do kogoś, ważne jest, aby zapytać, czy ta osoba czuje się teraz swobodnie rozmawiając. Dzwonienie poza godzinami pracy w większości korporacji nie jest kwestią etykiety (chyba że istnieje osobna umowa).
  • Należy pamiętać, że mogą wystąpić zakłócenia w komunikacji lub hałas otoczenia może zakłócać rozmowę. Podczas rozmowy przez telefon ważne jest, aby mówić jak najdokładniej i nie za szybko.
  • Zbuduj swoją mowę tak, aby była jak najbardziej konkretna i była odbierana dokładnie tak, jak zamierzałeś. W procesie komunikacji osobistej bardzo ważną rolę odgrywają mimika i gestykulacja - pozwala to lepiej zrozumieć wskazówki rozmówcy, insynuacje i ukryte motywy. Rozmawiając przez telefon jesteś pozbawiony tej możliwości.
  • Staraj się, aby rozmowa telefoniczna była jak najkrótsza. W przypadku trudnych negocjacji lub niejednoznacznych dyskusji rozmowa telefoniczna rzadko jest odpowiednia, dlatego ważne jest, aby wskazać tylko te najważniejsze. Szczegóły najlepiej omówić osobiście lub za pomocą wideo.

Rozmowy wideo we współczesnej kulturze korporacyjnej zaczynają być coraz częściej wykorzystywane. Po pierwsze, pomagają utrzymać kontakt z partnerami z różnych krajów i jak najskuteczniej prowadzić negocjacje. Po drugie, wiele osób pracuje teraz zdalnie w domu, a rozmowy wideo ułatwiają rozwiązywanie wszelkich problemów.

Jeśli masz do czynienia z takimi rozmowami biznesowymi, ważne jest, aby zwrócić uwagę na następujące kwestie:

  • Twój wygląd zrobi dużą różnicę. Nawet jeśli jesteś w domu, staraj się ubierać w sposób biznesowy.
  • Znajdź w domu miejsce, w którym tło jest mniej lub bardziej neutralne. W tle kuchnia, działający telewizor czy bawiące się dzieci, może to przeszkadzać w rozwiązaniu spraw biznesowych.
  • Wiele osób korzysta teraz ze słuchawek, ale warto o tym pamiętać: pozwalają one lepiej słyszeć rozmówcę, ale nie gwarantują, że rozmówca słyszy Cię dobrze, jeśli mówisz przez hałas. Jeśli rozwiązujesz problemy korporacyjne z domu, poproś rodzinę, aby była cicho lub po prostu usiadła w oddzielnym pokoju.
  • Przed kamerą szczególnie ważne jest kontrolowanie własnych gestów i mimiki. Problemy z komunikacją są powszechne, obrazy mogą ładować się powoli, a wszelkie niefortunne mimiki mogą zostać podkreślone.
  • Jeśli rozmawiasz o poważnych sprawach, które wymagają ewidencji lub dokumentacji na twoich oczach, przygotuj to wszystko wcześniej (przed telefonem) i przekaż niezbędne materiały swojemu rozmówcy.

Korespondencja

Wiele problemów w organizacjach jest obecnie rozwiązywanych korespondencyjnie.Jedną z zalet takiej komunikacji biznesowej są uporządkowane informacje. Jeśli w trakcie komunikacji na żywo nie możesz zwrócić uwagi na pewne punkty, które są ważne dla rozmówcy (lub po prostu zapomnieć o niezbędnych informacjach), w formie pisemnej możliwe będzie uwzględnienie wszystkich niuansów.

Jeśli ważne są sformułowania i drobne szczegóły, bardzo wygodnie jest odpowiedzieć rozmówcy na jego konkretne cytaty pisemnie, a nie ustnie wskazywać jego frazy.

Jeśli dużo komunikujesz się z kolegami i korespondentami, bardzo ważna jest umiejętność poprawnego pisania. Edytory tekstu nie zawsze poprawnie poprawiają błędy gramatyczne, więc nie powinieneś całkowicie na nich polegać - jeśli nie jesteś pewien, jak się pisze, sprawdź się w słowniku. Należy zachować ostrożność podczas wysyłania wiadomości tekstowych z telefonów i tabletów - dzięki automatycznemu pisaniu Twoje słowa mogą zostać zastąpione innymi, a Twoja wiadomość jest po prostu bez znaczenia.

Wielu uważa korespondencję biznesową za prostsze zajęcie niż negocjacje na żywo – w rzeczywistości zawsze jest czas na przemyślenie wiadomości, a w trakcie prawdziwego dialogu trzeba spontanicznie odpowiedzieć. Minusem jest jednak to, że rozmówca nie reaguje spontanicznie, a to jest ważny aspekt psychologiczny.

Ponadto na tekst pisany stawiane są bardziej rygorystyczne wymagania niż na mowę potoczną: unikaj niepotrzebnych słów wprowadzających, lirycznych dygresji i nadmiernie emocjonalnych fraz w przekazie.

Więcej informacji o kulturze komunikacji biznesowej znajdziesz poniżej.

bez komentarza

Moda

Piękno

Dom