Jak prowadzić negocjacje biznesowe?

We współczesnym świecie coraz większą wagę przywiązuje się do umiejętności prawidłowego i prawidłowego prowadzenia negocjacji biznesowych. Ta umiejętność jest szczególnie ważna dla tych, którzy budują własny biznes, dla liderów firm, menedżerów i top managerów. Jednak negocjacje biznesowe to nie tylko spotkania na wysokim szczeblu, podczas których podejmowane są strategiczne decyzje dotyczące interakcji i rozwoju biznesu. Z technicznego punktu widzenia obszar ten obejmuje wszelką komunikację przedstawicieli firmy w godzinach pracy oraz w sprawach związanych z pracą.

Negocjacje biznesowe to zazwyczaj specjalna forma komunikacji biznesowej, której celem jest osiągnięcie porozumienia w trakcie wspólnej komunikacji, wymiany poglądów i propozycji. Idealnie, ostatecznym celem jest obopólny lub jednostronny zysk. Powodów może być wiele, ale wszystkie sprowadzają się do czterech głównych typów.

Negocjacje mogą dotyczyć czegoś, w każdych okolicznościach, rozpoczętego dla osiągnięcia określonego celu, lub ograniczać się do rozwiązania kilku aktualnych kwestii. Oczywiście, że im bardziej globalny powód, tym większe koszty będą wymagane do pomyślnego wdrożenia.

Istnieje kilka głównych klasyfikacji rodzajów negocjacji biznesowych.

• Z natury dzielą się na oficjalne – odbywające się w ścisłej atmosferze i podlegające dokumentacji zgodnie z protokołem lub nieformalne, odbywające się w nieformalnej, półprzyjaznej atmosferze.
• Przez krąg zaangażowanych osób rozróżnić podgatunki wewnętrzne i zewnętrzne. Sprawy wewnętrzne prowadzone są w ramach jednego zespołu, omawiane są kwestie organizacyjne, interpersonalne, rozgraniczenie funkcji i planowanie oraz strategie ogólnego rozwoju firmy.Negocjacje zewnętrzne prowadzone są z klientami, klientami lub partnerami biznesowymi.
• Typ negocjacji zależy od statusu społecznego stron. Negocjacje między partnerami i współpracownikami, którzy zajmują mniej więcej tę samą pozycję, nazywane są równymi. Komunikacja między szefem a podwładnym lub osobami na różnych poziomach jest nierówna.

Negocjacje to złożony i wieloetapowy proces, który wymaga dużej wiedzy i kosztów. Jednym z najtrudniejszych etapów, często decydującym o wyniku negocjacji na długo przed ich rozpoczęciem, jest przygotowanie. To na tym etapie powinieneś określić swoje cele i wybrać strategię, miejsce i czas. To także świetna okazja do zbierania i przetwarzania informacji, a jednocześnie do planowania wszystkiego.

Powinieneś zacząć od jasnego i jednoznacznego określenia celu negocjacji. Co więcej, lepiej jest rozbić cel na szereg kolejnych zadań i określić strategię, taktykę i metody ich osiągania. Analizując, należy wziąć pod uwagę nie tylko wszystkie znane informacje o przeciwniku, jego zamierzonych celach i sposobach ich osiągnięcia, ale także własne zasoby. Zastanawiając się nad argumentacją, lepiej spróbować przewidzieć możliwą reakcję partnera, zastanów się, jak możesz go przekonać, jakie fakty i gwarancje podać.

O ile nie stosuje się konfrontacyjnego stylu negocjacji, który jest skoncentrowany na osiągnięciu celu za wszelką cenę, rozsądnie byłoby wcześniej określić punkty możliwego kompromisu. Z reguły w negocjacjach partnerskich ważną rolę odgrywają wzajemne ustępstwa, a przynajmniej znikome kroki wobec siebie. Powinna opierać się na zrozumieniu, że druga strona jest również zainteresowana osiągnięciem wzajemnego porozumienia, co oznacza, że ​​porozumienie jest początkowo możliwe.

Ważnym czynnikiem jest wybór miejsca do negocjacji. Wystrój wnętrza, zastosowana kolorystyka, kubatura pomieszczenia, a nawet odległość od miejsca spotkania mają na człowieka psychologiczny wpływ, z którego z powodzeniem korzystają doświadczeni negocjatorzy. Możliwe są trzy opcje: spotkanie na własnym terytorium, na terytorium przeciwnika i na neutralnym. Każdy ma swoje plusy i minusy, skupiając się na tym, że możesz różnicować styl zachowania i metody osiągania rezultatów.

• Jeśli spotkanie odbywa się na własnym terytoriumnegocjator lub zespół dostrzega podświadomą przewagę psychologiczną w znanym, bezpiecznym środowisku. Możliwe jest również zorganizowanie przestrzeni dla siebie, początkowo narzucając przeciwnikowi własną kolejność działań. Jednak nadmierny relaks może odgrywać negatywną rolę, osłabiając uwagę i koncentrację.
• Terytorium obcew oparciu o powyższe, w równym stopniu gra w ręce przeciwnika. Ponadto droga do miejsca i lokalizacja będzie wymagała czasu i wysiłku. Ale z drugiej strony ta sytuacja daje szereg bonusów. Możesz na przykład skomponować portret psychologiczny przeciwnika na podstawie jego wewnętrznej, niewerbalnej decyzji. Możesz też wyraźniej, bez rozpraszania się, skupić na negocjacjach, a nawet w razie potrzeby trzymać się „zapomnianych” dokumentów i zyskać na czasie.
• Spotkanie na neutralnym terenie jest uważany przez wielu ekspertów za najlepszą opcję. Strony znajdują się w równej sytuacji, co spełnia podstawowy wymóg zasady uczciwości.Ta decyzja prowadzi do tego, że partnerzy mogą polegać wyłącznie na swoich umiejętnościach negocjacyjnych.

Podczas prowadzenia negocjacji biznesowych istnieją dwa główne podejścia: konfrontacyjne i partnerskie. Wybór strategii wpływa bezpośrednio na przebieg i styl komunikacji, determinuje relacje stron i ustala zasady całej komunikacji. Główną cechą wyróżniającą jest uzyskiwanie jednostronnych lub wzajemnych korzyści.

We współczesnej etykiecie biznesowej najbardziej popularne jest podejście partnerskie, chociaż opcja alternatywna ma wielu zwolenników. Przeciwnicy stylu konfrontacyjnego uważają jego metody za nadmiernie agresywne i niemoralne, Z kolei zwolennicy pozycjonują się jako prawdziwi mistrzowie komunikacji, a wszelkie kompromisy i ustępstwa klasyfikują jako sentymentalne słabości, które są niepotrzebne przedsiębiorcy.

• Konfrontacyjny styl negocjacje opierają się na tezie „Zwycięstwo za wszelką cenę! ”. Głównym kryterium powodzenia negocjacji jest bezwzględna i bezwzględna akceptacja wszystkich własnych żądań, a wszelkie ustępstwa i odstępstwa uważane są za niepowodzenie strategii. Podejście konfrontacyjne opiera się na tym, że mając pewną umiejętność i wiedzę z zakresu psychologii człowieka, można przekonać wroga do wszelkich sprzyjających sobie warunków.

• Podejście partnerskie pojawiły się jako przeciwwaga dla konfrontacji i pozycjonują się jako demokratyczne i nowoczesne. Samo pojęcie partnerstwa, zawarte w tym pojęciu, implikuje równe prawa stron do czerpania korzyści z transakcji. Z reguły takie negocjacje opierają się na szeregu wzajemnych ustępstw w celu ostatecznego osiągnięcia obopólnie korzystnego kompromisu. Zakłada się, że obie strony robią to samo i mają podobny cel w negocjacjach. Dlatego zadaniem mistrza jest wygładzenie ostrych zakrętów i sprzeczności, sprowadzenie interesów wszystkich stron do wspólnego mianownika i znalezienie złotego środka, który usatysfakcjonuje wszystkich.

Jak wiadomo, każda etykieta jest podrozdziałem etyki, dlatego oczywiste jest, że etykieta biznesowa powinna opierać się na podstawowych normach moralności i etyki.

Dotkliwym problemem etycznym w komunikacji biznesowej jest także kwestia osobistej przyzwoitości i odpowiedzialności każdego, a na poziomie ogólnym – uczciwego i sprawiedliwego przejścia wszystkich etapów dialogu. Istnienie protokołu biznesowego, który reguluje wszystkie zasady postępowania i komunikacji, od przedstawień i znajomości po rozmowy telefoniczne i wymianę prezentów, pomaga uprościć kontrowersyjne kwestie.

Przez lata istnienia etykiety biznesowej ukształtowała się przejrzysta i uporządkowana struktura negocjacji. Zacznij od formalnych pozdrowień. Jako pierwsi witają się przedstawiciele strony gospodarza. Co do zasady gospodarzem jest ten, na którego terytorium toczą się negocjacje, ale w przypadku wyboru miejsca neutralnego, gospodarzem jest strona, która zainicjowała spotkanie. Zajmuje się również rozsadzaniem uczestników zgodnie z protokołem.

Rozpoczęcie spotkania w samym sercu sprawy jest uważane za niegrzeczne.... Prawdziwą sztuką negocjacji jest stopniowe przechodzenie do zagadnienia, oddalając się od powszechnych nieformalnych zwrotów i tematów. Takie podejście pomoże pozyskać rozmówców oraz wyrazić szacunek i zainteresowanie nimi.

Chęć wywarcia presji na rozmówcy, zmuszenia go do podjęcia niezbędnej decyzji również nie maluje negocjatora. Należy unikać bezpośrednich pytań wymagających natychmiastowego rozwiązania. Bardziej skuteczną i etyczną taktyką jest danie przeciwnikowi czasu na przemyślenie i analizę.

Ważnym czynnikiem jest również pojawienie się partnerów. O ile nie uzgodniono inaczej, styl ubioru ma być oficjalny – garnitur i krawat w matowych kolorach. Zdejmowanie marynarki lub rozluźnianie krawata jest uważane za złą formę – przynajmniej zanim zaproponuje to szef grupy przyjmującej.

W dobie globalizacji, Internetu i szybkich podróży coraz powszechniejsze stają się powiązania biznesowe z innymi krajami i narodami. Pomimo powszechnego pragnienia tolerancji i stworzenia wspólnego, ogólnoświatowego protokołu biznesowego, należy szanować narodowe i kulturowe tradycje innych narodów. Niektóre wzorce zachowań są podobne, ale są też znaczące różnice, które czasami utrudniają komunikację. Na przykład Europejczykowi trudno jest zrozumieć zawiłości japońskiej etykiety, aw szczególności japońską uprzejmą odmowę, która brzmi jak unikanie bezpośredniej odpowiedzi.

Jednakże, sztuka negocjacji w zasadzie opiera się na umiejętności rozumienia i odczuwania niuansów psychologii i stanu rozmówcy... Każda rozmowa jest wyjątkowa i rozwija się według własnego, autorskiego scenariusza. Nie wystarczy po prostu wyznaczyć cel i go osiągnąć. Na koniec zdecydowanie powinieneś przeprowadzić szczegółową analizę tego, co się wydarzyło, zrozumieć, co zadziałało, a co nie, jakie popełniono błędy i co pomogło dojść do kompromisu.

Doświadczonego mistrza wyróżnia umiejętność nie tylko przestrzegania protokołu i osiągnięcia celu, ale także rozróżniania rodzajów negocjacji i postępowania zgodnie z nimi.

Jednak ostatnim, ostatecznym punktem nie jest umowa i podpisanie umowy, ale jej wysoka jakość i terminowość. Często ten ostatni, ostatni etap negocjacji jest niezasłużenie zaniedbywany. Nie zapominaj, że tak kształtuje się reputacja biznesowa przedsiębiorcy lub firmy, a to ta sama niemierzalna, ale znacząca wartość, która niezmiennie wpływa na wszystkie późniejsze negocjacje i transakcje.

Reputacja kształtuje się również w samym procesie komunikacji, wywierając zarówno pozytywny, jak i przeciwny, w przypadku braku szacunku dla rozmówcy lub naruszenia protokołu, wpływ.

Do skutecznych negocjacji konieczne jest określenie preferowanej strategii. Eksperci identyfikują trzy główne strategie, które są odpowiednie w określonych warunkach. Wybór zależy od prawidłowej i obiektywnej oceny zarówno własnej pozycji i możliwości, jak i innych uczestników dialogu. Jednak przy pewnych umiejętnościach negocjacyjnych każda strategia może prowadzić do pomyślnego zakończenia transakcji.

Przede wszystkim wnikliwej analizie powinny zostać poddane takie parametry jak portret psychologiczny rozmówców, poziom ich kultury oraz przyjęte między nimi standardy komunikacji i interakcji. Należy również wziąć pod uwagę format spotkań oraz zakres celów i zadań.

• Pierwsza strategia znana jest z tego, że jest agresywna i prosta., nie bez powodu nazywa się ją również taktyką „prymitywnych” lub „bazarowych” negocjacji. Główną dźwignią w tym przypadku jest osobista charyzma biznesmena, którego interesuje tylko zysk za wszelką cenę. Perspektywy dalszej współpracy, utrzymanie pozytywnego wizerunku, wzajemne zaufanie i komfort stron transakcji nie są brane pod uwagę. Często stosuje się dość niezdarne metody manipulacji, oparte na asertywności, aktywnym narzucaniu się i często oszukiwaniu. Przykłady takich jednorazowych transakcji są obrazowo opisane w opowieściach o powstaniu pierwszych amerykańskich biznesmenów podczas gorączki złota.

• Druga strategia to pośrednie ogniwo między chaotycznym nieuregulowanym a cywilizowanym rynkiem. Jej istota polega na ciągłym balansowaniu pomiędzy metodami twardego i miękkiego nacisku na partnerów. Strategia jest dość niebezpieczna i jest stosowana głównie w sytuacjach silnej konkurencji o zasoby i rynki zbytu, kiedy nie ma czasu i możliwości na długie dyskusje. Praktycznie cały nielegalny rynek opiera się na takich metodach, od spraw mafijnych i zorganizowanej przestępczości po szantaż i wymuszenia.

• Cywilizowana strategia rynkowa uważany za najbardziej postępowy i kreatywny. Jej metody mają na celu tworzenie długotrwałych, wzajemnie korzystnych relacji z partnerami. Rozmowa w takich warunkach nie zawsze oznacza równość partnerów, ale z konieczności pociąga za sobą możliwie maksymalne sprawiedliwe uwzględnienie interesów stron.

Taktyki negocjacyjne również powinny się różnić w zależności od wybranej strategii. Taktyki różnią się zestawem stosowanych metod i technologii, których celem jest pomyślne przejście wszystkich etapów procesu. Za najsłynniejsze taktyki uważa się czekanie, twardą ofensywę, regularne powtarzanie żądań, wyjaśnianie stanowisk, częściowe ustępstwa i unikanie bezpośredniej reakcji.

Z poniższego filmu dowiesz się, jakich zwrotów nie wolno używać w negocjacjach biznesowych.