Zawody

Zawód sekretarka-maszynistka

Zawód sekretarka-maszynistka
Zadowolony
  1. Osobliwości
  2. Opis pracy
  3. Edukacja
  4. Wiedza i umiejętności
  5. Gdzie to działa?

Maszyny do pisania zniknęły z użytku i trafiły do ​​muzeum, ale potrzeba osoby, która zbiera dokumenty, układa je w odpowiednich teczkach, spotyka zwiedzających i odbiera telefony, nigdzie nie zaszła. W artykule opowiemy o zawodzie „sekretarki-maszynistki” we współczesnym świecie - jego cechach, wymaganiach i tym, gdzie tacy specjaliści są dziś potrzebni.

Osobliwości

Sekretarka maszynistka jest jednym z młodszych stanowisk sekretarskich. Chociaż dziś ten specjalista nie pracuje już na maszynie do pisania, ale na komputerze, nazwa została zachowana nie tylko przez tradycję, ale także po to, aby podkreślić wykonawczy charakter dzieła. (w przeciwieństwie do stanowisk administracyjnych i sekretarskich wyższego stopnia - zastępca kierownika, sekretarka-asystent, urzędnik, kierownik biura).

Informacje o zawodzie, wykonywanych obowiązkach zawarte są w dwóch dokumentach:

  • „Ujednolicona księga kwalifikacji stanowisk kierowników, specjalistów i innych pracowników” - w skrócie EKS (wcześniej ETKS);
  • standard zawodowy „Specjalista ds. zarządzania organizacją i dokumentacją organizacji”.

Priorytetem aplikacji jest profesjonalny standard. Jest dostosowany do specyfiki współczesnego rynku, zawiera pełniejszy i bardziej szczegółowy opis funkcji pracy.

Standard zawodowy klasyfikuje stanowisko sekretarki-maszynistki do III poziomu kwalifikacji - czyli do jej obowiązków należy kontrola pracy starszego specjalisty, minimum samodzielnych decyzji i funkcji kierowniczych.

Głównym zadaniem sekretarki-maszynistki jest komplet tekstów i dokumentów, odtworzenie i usystematyzowanie informacji według szablonu (skanowanie, kopiowanie, przedruk dokumentów, wypełnianie standardowych formularzy, sortowanie korespondencji, rejestrowanie dokumentów przychodzących i wychodzących).

Do obowiązków może również należeć praca z gośćmi, odbieranie telefonów, zaopatrywanie biura w artykuły papiernicze.

Jak każdy zawód, zawód sekretarki maszynistki ma swoje własne cechy:

  • praca ma dość stresujący charakter, a pracownik musi umieć wykonywać monotonną pracę na maszynie, komunikować się z ludźmi, być twarzą i głosem firmy.
  • nie ma sztywnej listy obowiązków - sekretarz wykonuje różne polecenia szefa;
  • stanowisko to jest doskonałym początkiem kariery i okazją do zdobycia doświadczenia przydatnego dla przyszłego menedżera;
  • praca jest uważana za kobietę (jest to nawet odzwierciedlone w tytule), chociaż nie mniej poszukiwani są sekretarze płci męskiej;
  • główną umiejętnością jest prawidłowe budowanie relacji z zespołem, a nie szybkość pisania.

Opis pracy

Na podstawie uogólnionych wymagań standardu zawodowego w każdej organizacji opracowywany jest wewnętrzny opis stanowiska - główny dokument regulujący prawa i obowiązki pracownika.

To w tym dokumencie określa się listę funkcji pełnionych przez pracownika w określonej organizacji. W typowej instrukcji funkcjonalność może po prostu powtórzyć odpowiednie zapisy normy (wcześniej rozdział „Obowiązki” był często w całości kopiowany z CEN). Zwykle instrukcje mają następujące punkty:

  • drukuje różne materiały w kierunku głowy;
  • organizuje rozmowy telefoniczne szefa.

W razie potrzeby pozycje można uszczegółowić, uszczegółowić, a zakres odpowiedzialności rozszerzyć lub zawęzić w porównaniu ze standardem, jeśli wymaga tego specyfika organizacji. Np. dla sekretarki-maszynistki w szkole można wskazać punkty, że organizuje ona wydawanie zaświadczeń potwierdzających pracę lub naukę w szkole, prowadzi ewidencję uczniów. A w spółce handlowej mogą to być przepisy dotyczące prowadzenia dziennika podróży kurierów i wystawiania odpowiednich zaświadczeń.

Edukacja

Standard zawodowy określa minimalne wymagania dotyczące mianowania sekretarki-maszynistki - w tym celu wystarczy pełne wykształcenie średnie.

Dodatkowym atutem będą kursy specjalistyczne. Ponadto ani CEN, ani standard zawodowy w żaden sposób nie ograniczają wymagań dotyczących świadectwa ukończenia takich kursów. Dlatego możesz wybrać dowolny program szkoleniowy dla sekretarek z ogromnej listy propozycji z publicznych i prywatnych ośrodków szkoleniowych.

Wiedza i umiejętności

Chociaż sekretarka maszynistka nie wymaga poważnego wykształcenia i wiedzy akademickiej, potrzebuje dużego zestawu praktycznych umiejętności:

  • pewność obsługi komputera, znajomość programów biurowych, umiejętność pracy ze sprzętem biurowym, umiejętność czytania i pisania, duża szybkość pisania;
  • umiejętność pracy z dokumentacją w ramach swoich kompetencji - znać zasady sporządzania dokumentów wzorcowych, pism serwisowych, zasady sortowania i ewidencjonowania korespondencji i innych dokumentów;
  • rozwinięte umiejętności komunikacyjne, umiejętność budowania relacji z partnerami, klientami, pracownikami, znajomość etyki i etykiety komunikacji biznesowej, zasady pracy z danymi poufnymi i zastrzeżonymi;
  • znajomość przepisów regulujących pracę.

Specjalista musi mieć nie tylko umiejętności zawodowe, ale także pewne cechy osobiste: musi być pewny siebie, uprzejmy, stabilny emocjonalnie, potrafić szybko nawigować w sytuacji, rozwiązywać konflikty, pracować zarówno w trybie wielozadaniowym, jak i rutynowym, cechować się wysoką samoorganizacją, uważnością, odpowiedzialnością.

Gdzie to działa?

Wcześniej sekretarki maszynistek pracowały w biurach maszynowych. Dziś praca tego specjalisty jest najbardziej pożądana w następujących organizacjach:

  • w państwowych strukturach administracyjnych;
  • w instytucjach edukacyjnych (szkoła, uczelnia, uniwersytet);
  • w kancelariach prawnych, prywatnych prawnikach, notariuszach;
  • w archiwach.

Wakat można również otworzyć w dowolnej innej organizacji. Jednocześnie w firmach prywatnych stanowisko to można nazwać nie tylko sekretarką-maszynistką, ale także sekretarką-administratorem, sekretarką w recepcji, sekretarką.

bez komentarza

Moda

Piękno

Dom