Kim jest asystent sekretarza i czym się zajmuje?

Stanowisko sekretarki od dawna jest dla wielu kobiet najbardziej pożądane. Wcześniej od takiego pracownika z reguły nie wymagano praktycznie niczego poza atrakcyjnym wyglądem. Jednak teraz wszystko się zmieniło, czasami taki pracownik jest ważną częścią zespołu i musi być gotowy do pełnienia wielu funkcji. W rezultacie często jest bardzo zajęty pracą. Przeczytaj o tym, jakie są te obowiązki, jakie wymagania należy spełnić, aby otrzymać ofertę pracy, przeczytaj w tym artykule.

Zawód sekretarza sięga czasów starożytnego Rzymu. „Sekretarzami” byli powiernicy cesarza – ludzie o wielkich wpływach politycznych. Zawód ten rozpoczął swój nowy początek w czasie I wojny światowej, ale oznaczał już wykonywanie zupełnie innych obowiązków. Do tej pory zachowały się jedynie echa pierwotnego znaczenia słowa „sekretarz” w postaci stanowisk sekretarza generalnego i sekretarza stanu.

W dzisiejszych czasach zawód sekretarki-asystenta wymaga wykonywania prac związanych z dokumentami, organizacją pracy biurowej, zarządzaniem sprzętem biurowym i innymi funkcjami. Umiejętności komunikacyjne i uważność są uważane za ważne umiejętności asystenta sekretarza. Przedrostek „referent” oznacza, że ​​pracownik będzie komunikował się z szefem w różnych sprawach związanych z pracą. Oczywistym jest, że konkurencja wśród osób chcących zająć to stanowisko jest duża, zwłaszcza w dużych firmach czy firmach. Specyfika umiejętności, jakie musi posiadać sekretarz, może czasami zależeć od dziedziny działalności firmy.Mówiąc najprościej, w firmie zajmującej się marketingiem technologii sekretarz będzie musiał znać zawiłości negocjacji biznesowych. Jednak wcale nie jest to konieczne, dla każdej firmy wszystko jest indywidualne.

Duże firmy rekrutacyjne argumentują, że ta pozycja, wraz ze stanowiskiem kierowcy i innymi podobnymi stanowiskami, wiąże się z dużą ilością nadgodzin. Osoby na tych stanowiskach są zmuszone dostosować się do harmonogramu swoich przełożonych i być gotowe do pracy prawie 24/7. W dzisiejszych czasach popularność zyskują „wirtualne sekretarki”, które wykonują większość obowiązków zwykłej sekretarki dla tych firm, które nie mają możliwości wynajęcia biura lub po prostu nie robią tego ze względu na oszczędności. Osobno należy zwrócić uwagę na znaczenie pojawienia się sekretarza. Sekretarka powinna ubierać się w stylu biznesowym, unikać jaskrawego, ekstrawaganckiego i nieodpowiedniego makijażu i fryzur.

Dokument ten zawiera wszystkie obowiązki związane z działalnością pracownika. Ponadto opis stanowiska zawiera uprawnienia pracownika oraz opis wymagań dla niego. Ten dokument zawiera informacje o tym, kto będzie musiał zastąpić pracownika podczas jego nieobecności. Warto również zwrócić uwagę na fakt, że w razie potrzeby opis stanowiska może zostać poprawiony i zmieniony. Może się to zdarzyć w następujących przypadkach.

• Zmiana obowiązków sekretarza-asystenta.
• Pojawienie się zmian w dokumentacji organizacji.
• Pojawienie się zmian w strukturze organizacji.

Poniżej znajdują się główne obowiązki asystenta sekretarza.

• Często osoba na tym stanowisku jest odpowiedzialna za zaopatrzenie biura w materiały biurowe. W razie potrzeby powinien również zamówić artykuły spożywcze. Bezpośrednim obowiązkiem sekretarza jest zamówienie chłodnicy wody i monitorowanie jej napełnienia.
• Sekretarz-asystent musi odebrać telefony do kierownika i sprawić, by były „odfiltrowane”.
• Musi również zorganizować procedurę przyjmowania gości.
• Osoba na tym stanowisku podlega bezpośrednio prezesowi firmy. W ten sposób większość wykonywanych obowiązków będzie związana z jego prośbami i rozkazami.
• Lista obowiązków obejmuje również przyjmowanie i wysyłanie otrzymanej i wysłanej korespondencji, przygotowanie wszelkich niezbędnych dokumentów na zlecenie dyrektora generalnego, kontrolę dokumentów, które dyrektor musi podpisać.
• Sekretarka przekazuje również niezbędne informacje od dyrektora pracownikom i odwrotnie, w razie potrzeby wzywa pracowników do dyrektora.
• Pracownik ten często kontaktuje się również z działem administracji. Czasami może koordynować z pracownikami tego działu w zakresie zaopatrzenia biurowego i sprzętu. W przeciwieństwie do pierwszego punktu opisanego powyżej, punkt ten nie zawsze jest określony w opisach stanowiska asystenta sekretarza.
• Sekretarz musi rezerwować bilety lotnicze i pokoje hotelowe na wypadek, gdyby dyrektor lub inni pracownicy wyjeżdżali w podróż służbową.
• W niektórych organizacjach sekretarz ma obowiązek powiadamiać kierownictwo i/lub innych pracowników o nadchodzących uroczystościach, urodzinach pracowników i świętach. Czasami robi to specjalista ds. HR.
• Sekretarz musi codziennie przygotowywać gabinet dyrektora na początek nowego dnia – włączać światło, sprzęt biurowy (drukarka, komputer itp.), przygotować niezbędne dokumenty.

Sekretarz-asystent musi odpowiadać za obieg dokumentów i nie ma prawa ujawniać informacji poufnych. Taki pracownik jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo dokumentów i ich terminowe przekazanie władzom. Sekretarz ponosi odpowiedzialność za niewykonanie obowiązków określonych w opisie stanowiska, tj. za niewypełnianie swoich funkcji służbowych, w tym za spóźnienia. Pracownik może mieć problemy, jeśli niedbale pracuje z dokumentacją.

Ponosi się odpowiedzialność za ujawnienie informacji poufnych, które należą do kategorii „tajemnicy handlowej”. Pracownikowi zabrania się niszczenia inwentarza, w szczególności dostarczonych mu mebli lub należących do firmy. Sekretarka jest odpowiedzialna za nietaktowne lub niegrzeczne traktowanie pracowników. Ponieważ prawie codziennie komunikuje się ze wszystkimi innymi pracownikami, sekretarz powinien być bezkonfliktowy i dyplomatyczny.

Przede wszystkim sekretarz-asystent ma prawo żądać od różnych pracowników różnych dokumentów, które są mu potrzebne do pracy. Sekretarz może według własnego uznania rozdzielać odebrane rozmowy telefoniczne w zależności od ich ważności. To samo dotyczy procedury przyjmowania gości w recepcji. Może również żądać wyjaśnień od pracowników, jeśli doszło do naruszenia dyscyplinarnego. Sekretarz-asystent ma również dostęp do dokumentów oznaczonych jako „poufne”.

Tylko prezes może zwolnić lub zatrudnić takiego pracownika, a nie kierownik działu czy działu, jak w innych przypadkach. To samo dotyczy nagany. Sekretarz może przedstawiać kierownictwu sugestie dotyczące poprawy zarządzania dokumentami lub praktyk zarządzania. Może również zoptymalizować niektóre przepływy pracy. Jak każdy inny pracownik ma prawo domagać się stworzenia komfortowych warunków pracy, a nawet ustnie domagać się wyjaśnień od pracowników naruszających dyscyplinę pracy.

Z reguły pracę sekretarza ocenia się na podstawie jego pracowitości i sprawności. Tak więc inne umiejętności są drugorzędne. Pracownik musi umieć komunikować się z ludźmi, negocjować, mieć dobrze wygłoszone przemówienie. Musi umieć rozwiązywać różne problemy organizacyjne, korzystać z programów biurowych Microsoft - Excel, Power Point, Word i innych.

Nie ma ścisłych wymagań dotyczących edukacji, a także otrzymywanej specjalizacji. Musi jednak istnieć edukacja, choć specjalistyczna na poziomie średnim. Preferowani są absolwenci prawa ze względu na fakt, że większość ich pracy związana jest z prowadzeniem dokumentacji. Pożądane jest co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego. Alternatywą dla doświadczenia zawodowego mogą być szkolenia dla sekretarek.

W firmach zagranicznych od przyszłego pracownika może być wymagana znajomość określonego języka obcego. Sekretarz powinien umieć poprawnie wyrażać swoje myśli, pisać i komponować dokumenty bez błędów gramatycznych.

Zapotrzebowanie na ten zawód jest duże. Z reguły takie działania najlepiej nadają się dla młodych profesjonalistów, którzy niedawno ukończyli placówki edukacyjne. Ta aktywność to świetna okazja do poznania struktury pracy firmy. Uważa się, że na tym stanowisku można zdobyć dobre umiejętności przyszłego dobrego menedżera. Ponieważ sekretarka-asystent wykonuje szeroki zakres obowiązków, jest ważnym i niezbędnym pracownikiem nawet dla najmniejszych firm.