Zarządzanie czasem: definicja, techniki i nauka

Wcale nie jest konieczne posiadanie wehikułu czasu, aby prawidłowo zarządzać swoim czasem, ale warto poznać zasady rozkładu sił w sekundach. Zwłaszcza dla tych, dla których słowa „czas to pieniądz” nie są pustym frazesem, a życiowym mottem. Jeśli jesteś jednym z nich, ważne jest, abyś opanował przynajmniej podstawowe umiejętności zarządzania czasem.

Zarządzanie czasem w dosłownym tłumaczeniu z angielskiego to „zarządzanie czasem”. Nie oznacza to, że po opanowaniu takiej sztuki będziesz mógł przenieść się w przeszłość lub przyszłość. Główną funkcją zarządzania czasem jest sprawienie, aby każda minuta Twojego życia była efektywna. I nie chodzi tylko o pracę, to cały system, który sumuje wiele elementów naszego życia. Mówiąc prościej, zarządzanie czasem określa nasz harmonogram na dzień, tydzień, miesiąc, a nawet rok.

Nie myśl, że ta definicja i pojęcie są używane tylko w biznesie. Gospodynie domowe również często nie mają czasu na wykonanie wszystkich prac domowych. A często tak się nie dzieje, bo nie mają wystarczającej siły, po prostu nie przeznaczają odpowiednio czasu i wysiłku.

Przede wszystkim zarządzanie czasem służy do zwiększenia wydajności osobistej każdego pracownika w jego miejscu pracy, a w rezultacie do zwiększenia produktywności całej organizacji, czy to w nowoczesnej fabryce obrabiarek, czy w salonie kosmetycznym. Aby wybrać odpowiedni rodzaj zarządzania czasem, który będzie używany przez tę lub inną osobę, musisz najpierw przestudiować nie tylko jego osobiste cele i zadania, ale także cechy osobiste, kwadrat celów, a nawet biorytmy.

Jeśli poprawnie obliczysz wszystkie zasoby ludzkie, każdy, nawet najbardziej zajęty i najbardziej poszukiwany specjalista, zawsze będzie miał wystarczająco dużo czasu zarówno na pracę, jak i na odpoczynek.

Podstawowe zasady zarządzania czasem pracy to odpowiednie rozłożenie obciążenia na siebie i czas. Konieczne jest podkreślenie głównych zadań i pozbycie się „zjadaczy czasu”. Wśród jego pochłaniaczy jest komunikacja w Internecie czy w biurze, która nic dla Ciebie nie znaczy, oglądanie niepotrzebnych wiadomości lub mailingów reklamowych, które przychodzą na Twoją pocztę lub w formie SMS-ów, liczne przerwy na papierosa czy przerwy na herbatę i tak dalej.

Zanim dobrze ułożysz swój harmonogram, musisz ustalić priorytety. Autorem jednej z najbardziej znanych i skutecznych metod jest 34. prezydent Stanów Zjednoczonych Ameryki Dwight D. Eisenhower. Konkluzja jest następująca. Podziel wszystkie zaplanowane działania na 4 części:

• pilne i ważne;
• pilne, ale nieważne;
• ważne, ale nie pilne;
• nie pilne i nieważne.

Najpierw oddzielmy pszenicę od plew i wybierzmy to, czego naprawdę potrzebujemy. Czy naprawdę musisz jutro iść do sklepu z przyjaciółką, aby pomóc jej wybrać prezent urodzinowy dla mamy? Może spokojnie poradzi sobie z tą misją sama? Spędzisz ten czas na czymś, na co naprawdę warto się zwrócić. A pamiętaj, ile godzin spędziłeś na bezsensownych rozmowach z tym samym przyjacielem przez telefon, a teraz wyobraź sobie, ile mogłeś w tym czasie zrobić.

Ile godzin dziennie spędzasz oglądając zdjęcia znajomych w sieciach społecznościowych? Ale to nie tylko Twój cenny czas, ale także emocje, które możesz wykorzystać znacznie efektywniej. To samo dotyczy „przesiadywania” przy graniu w pasjansa i innych „ekscytujących” rozrywek.

Nie da się pojąć ogromu i aby nie wpaść w depresję z powodu tego, że zawsze nic nie robisz, początkowo nie podnoś poprzeczki. Uwzględnij w planie dokładnie tyle, ile realistycznie można wdrożyć i zawsze zostaw trochę czasu w rezerwie, aby w obliczu nieoczekiwanych przeszkód lub pilnych problemów mieć czas na poradzenie sobie z nimi.

Przed przystąpieniem do konkretnego zadania zdecyduj o celu, do którego dążysz. Dlaczego po raz piąty w tygodniu trzeba czyścić pulpit? Jesteś zwolennikiem idealnej czystości? Czy to prawda, czy po prostu chcesz odwrócić uwagę od biznesu wilgotną szmatką? Dlaczego po raz dziesiąty w ciągu dnia poszedłeś nalać herbatę, czy naprawdę chciałeś ją wypić, czy też oderwałeś się od głównych zadań?

Kolejnym niuansem, który należy wziąć pod uwagę, aby osiągnąć cel na czas, jest nie przecenianie go. Zrozum, dlaczego podejmujesz się dużego projektu. Co chcesz osiągnąć - pieniądze, sławę, honor od kolegów czy awans. Tylko dzięki zrozumieniu, jaki jest prawdziwy cel, możesz całkowicie zmotywować się i zająć się pracą bez rozpraszania się obcymi rzeczami.

Wykorzystaj każde zwycięstwo jako paliwo do dalszej podróży. Daj sobie „oceny” lub powieś „medale”. Jeśli zamknąłeś projekt na czas lub zrobiłeś to przed czasem, nie podejmuj od razu następnego, ciesz się chwilą „zakończenia”, pamiętaj te uczucia i dopiero wtedy ruszaj dalej. Pamiętaj, aby nagrodzić się za dobrze wykonaną pracę.

Nie chwytaj się wszystkiego. Nie masz dziesięciu rąk, a masz tylko jedną głowę. Zajmując się kilkoma rzeczami jednocześnie, ryzykujesz, że nie wykonasz żadnej z nich, przynajmniej nie będziesz w stanie tego zrobić jakościowo. To jak nauka wiersza i jednoczesne rozwiązywanie zadania z fizyki. Widzisz, to jest nierealne. Tak samo jest w pracy.

I tu w gospodarstwie domowym, aby zaoszczędzić czas i wysiłek, niektóre rzeczy można łączyć. W końcu, gdy ziemniaki się gotują, a jajka na sałatkę stygną, całkiem możliwe jest wytarcie kurzu z parapetu lub odkurzanie podłogi w kuchni.

Nie pozwól, aby Twoja firma się rozwinęła. Zrób codzienny plan pracy. Najlepiej byłoby to zrobić poprzedniego wieczoru. Planując następny dzień, nie zapominaj, że w każdej chwili może dojść do sytuacji siły wyższej. Będziesz musiał zabrać mamę do szpitala lub wcześniej odebrać dziecko ze szkoły. Zawsze daj sobie czas na te „nieprzewidziane okoliczności”. Jeśli nie potrzebujesz go do tych potrzeb, wydaj go na dodatkowe zajęcia.

Kolejny ważny punkt. Poświęć trochę czasu na odpoczynek. Przerwy są niezbędne. Przerwy na łatwe ćwiczenia, przerwę na lunch, a nawet telefon do dziecka również powinny być uwzględnione w swoim harmonogramie.

Dodatkowo trzeba go skomponować, uwzględniając własne biorytmy... Jeśli jesteś rannym człowiekiem, najtrudniejsze zadania wyznacz na początku dnia, a drugą połowę zostaw na czynności, które wymagają najmniejszego wysiłku fizycznego, umysłowego i moralnego. Jeśli jesteś „sową”, a twoja głowa zaczyna pracować dopiero bliżej pory obiadowej, to rano wykonuj najprostsze zadania, podejmuj ważne decyzje, gdy twoje ciało jest wypełnione energią witalną.

Słowo „inwestycja” najczęściej oznacza inwestycje finansowe. Zainwestujesz w coś, co nigdy nie przyniesie Ci dochodu? Nikt nie da rubla zakładowi, który wczoraj został zniszczony, bo to martwa inwestycja. Tak samo jest z czasem. Przestań kłaść go tam, gdzie wylatuje jak fajka. W telewizji ruszył kolejny talk show o intrygującym temacie, pilnie wyłącz ekran. Zadaj sobie pytanie, dlaczego potrzebujesz tych informacji? Właśnie? Więc po co marnować na to swój cenny czas?

Koleżanka zadzwoniła i po raz kolejny zaczęła mówić o swoim idiotycznym mężu? Szybko zakończ rozmowę i doradź swojemu przyjacielowi, aby skontaktował się z psychologiem lub zarejestrował się w serwisie randkowym.

Jeśli przestrzegasz wszystkich powyższych zasad, a nadal nie masz wystarczająco dużo czasu, wypróbuj jedną z technik, które zostały opracowane w różnym czasie zarówno przez specjalistów od zarządzania czasem, jak i „przypadkowych” ludzi. Jedną z najbardziej rozpowszechnionych metod na całym świecie jest technika „Pomidor”. Został wymyślony przez zwykłego włoskiego studenta, który nigdy nie miał czasu na przygotowanie się do egzaminów.

Pewnego dnia postanowił przejąć kontrolę nad sobą i swoim czasem. Aby to zrobić, użyłem najpopularniejszego narzędzia kuchennego - timera w postaci pomidora (stąd nazwa prostej technologii). Uruchomił stoper na 25 minut iw tym czasie zajmował się tylko nauką. Wyobraź sobie jego zaskoczenie, bo dosłownie od razu miał wystarczająco dużo czasu na przygotowania. Spróbuj zrobić to samo.

Uruchom timer (budzik) na określoną godzinę, podczas którego wykonujesz tylko jedno określone zadanie. Ani telefon, ani powiadomienie e-mailem o nowym liście, ani nic innego nie powinno odwracać Twojej uwagi od tego zadania. Wkrótce poczujesz, że zmierzasz do celu znacznie szybciej niż wcześniej.

Poczuj się jak serowar korzystający z innej popularnej metody zarządzania czasem, zwanej Swiss Cheese. Jest używany w przypadku, gdy nie mogą w żaden sposób rozpocząć realizacji dużego projektu. W tym przypadku proponuje się przedstawić ten projekt w postaci kwadratowego kawałka sera i zacząć robić z niego szwajcarskiego z wieloma dużymi dziurami. Każdy dołek to specyficzne zadanie, które należy wykonać, aby uzyskać efekt końcowy.

Jeśli nie wiesz, od którego końca zacząć, wypróbuj pierwszą „dziurę”, która pojawia się losowo. Zrób minimalny wysiłek, a wtedy wszystko pójdzie jak w zegarku. Jedynym warunkiem jest to, że nie zrezygnujesz z tego, co zacząłeś. Niech to, co zostało zrobione, wydaje się bardzo małą częścią tego, co zostało poczęte, ale przejdź do dowolnego etapu, dopiero po dokładnym ustaleniu, że poradzisz sobie z tym „w jednym posiedzeniu”. W przeciwnym razie zamiast wielu dziur w twoim serze, skończysz z jedną wielką dziurą, podobną do przepaści, w którą spadnie zarówno czas, jak i energia.

Ściśle przestrzegaj zasady terminu. Termin przyszedł do nas z Ameryki. W dosłownym tłumaczeniu oznacza to „martwy termin”. Uważa się, że początkowo była to nazwa linii w więzieniu, przez którą więzień został natychmiast zabity. W miejscach nie tak odległych takie metody nie były stosowane od dawna, ale w środowisku biznesowym stały się bardzo rozpowszechnione. We współczesnym świecie termin to granica w przestrzeni czasowej, której nie można w żaden sposób przekroczyć.

Ta technologia jest szczególnie popularna wśród osób pracujących zdalnie. Nie ma nikogo, kto by je „dopasował”, więc musisz ustalić ramy dla siebie. Jest również często używany dla osób wykonujących zawody kreatywne – dziennikarzy czy twórców reklam. Jednak termin ma również etap pośredni - czerwoną linię (przetłumaczoną jako "czerwona linia"). Jest to okres, w którym trzeba oddać szorstką pracę - pozostały czas jest potrzebny na poprawienie błędów, poprawek, poprawek, które może wprowadzić klient.

Czasami po prostu nie możemy zabrać się do zadania tylko dlatego, że wydaje nam się to przytłaczające, jak słoń. Aby sobie to ułatwić, podziel dużą objętość na małe kawałki. Zacznij od małych.

Na przykład musisz zrobić ogólne sprzątanie wiejskiego domu lub go wyremontować. Oba brzmią groźnie. A jeśli podzielisz ten proces na małe kroki? Zrób stół, w którym naprawa będzie na górze (ogólne czyszczenie), a następnie podpunkty: okna, drzwi, podłogi, meble i tak dalej. Zgadzam się, w ten sposób praca nie wydaje się już zbyt trudna. Dlatego nie rób słonia z muchy.

Boska metoda „Kairos”. Starożytni Grecy uważali Kairos za boga szczęśliwej chwili. Eksperci w dziedzinie zarządzania czasem uznali, że jest z nim w drodze nowoczesny człowiek. Istota metody sprowadza się do tego, aby nie marnować osobnego czasu na to, co można połączyć z innymi rzeczami. Na przykład 8 marca musisz kupić prezent dla mamy. Zdecyduj, gdzie chcesz to zrobić i w najbliższym czasie sprawdź, czy masz inne interesy w tej części miasta.

Możesz być w stanie połączyć 3 lub 4 cele na raz w jednym miejscu (idź do banku, aby uzupełnić konto, kupić nowość itd.). To samo dotyczy spotkań biznesowych. Przed przystąpieniem do negocjacji sformułuj wszystkie pytania i sugestie, które zgromadziłeś dla rozmówcy. Możliwe, że do ich rozwiązania wystarczy rozmowa telefoniczna lub spotkanie w porze lunchu. I nie zapomnij sprawdzić, czy masz inne rzeczy do zrobienia, gdzie idziesz.

Możesz wypróbować wszystkie wskazówki, które podaliśmy w tym artykule, ale najpierw należy wykonać najprostsze ćwiczenia. Na przykład ustaw zasadę, aby nie zmieniać kolejności alarmu po jego uruchomieniu. Za 5 lub nawet 10 minut nie będziesz mógł zasnąć, ale równie dobrze możesz spóźnić się do pracy, po czym przez cały dzień będziesz odczuwać brak czasu i prawie nie będziesz w stanie zrobić wszystkiego.

Ogólnie rzecz biorąc, nie ma specjalnych tajemnic dotyczących oszczędzania czasu. Oto tylko kilka dodatkowych zaleceń.

• Wykorzystaj umiejętności swoich kolegów lub członków rodziny. Podziel się z nimi swoją pracą - przekaż uprawnienia. Młodszy pracownik naukowy z pewnością chętnie Ci pomoże, a mąż (syn, córka) całkiem nieźle poradzi sobie z podstawowymi obowiązkami domowymi, takimi jak wynoszenie śmieci czy kupowanie chleba.
• Jeśli zdecydujesz się, aby zarządzanie czasem stało się stylem życia, lepiej przejść szkolenie na specjalnym seminarium lub zaprosić do firmy specjalistę w tej dziedzinie, aby zoptymalizować przepływ pracy.

Jako bonus za przeczytanie tego artykułu, oto kolejny hack na życie. Przynajmniej raz w miesiącu, a najlepiej co tydzień, zorganizuj sobie „czysty dzień”, który musisz spędzić bez telefonu, komunikacji przez e-mail lub w komunikatorach internetowych. To wyczyn porodowy z krótkimi przerwami na przerwę, podczas których trzeba „posprzątać” wszystkie przypadki, jeśli nagle w ciągu tygodnia (miesiąca) nie starczyło czasu.