Kierownik zakupów: opisy stanowisk i wymagania

We współczesnym społeczeństwie zawód menedżera jest dość popularny i poszukiwany, ale nie wszyscy w pełni rozumieją istotę tego rodzaju działalności. Ponadto wielu ma nieco uogólnione pojęcie tej pracy, a mało kto wie, że zawód menedżerski dzieli się na wiele odrębnych gałęzi. Przykładowo, HR managerowie specjalizują się w doborze wykwalifikowanego personelu, a event managerowie opierają swoją działalność na organizacji różnego rodzaju eventów. Istnieje również gałąź specjalistów ds. zakupów, których działalność zasadniczo różni się od działalności innych członków zawodu.

Przyjrzyjmy się bliżej istocie działań kierownika zakupów, głównym obowiązkom służbowym, wymaganiom i innym ważnym niuansom związanym z tym zawodem.

Menedżer zakupów to dość ważna część personelu każdej firmy, zwłaszcza jeśli chodzi o przedsiębiorstwo handlowe. Dokładnie tak do obowiązków tego specjalisty należy poszukiwanie najkorzystniejszych ofert handlowych, komunikacja z dostawcami, zakup wszystkiego, co niezbędne oraz wykonanie odpowiedniej dokumentacji.

W niektórych szczególnie dużych firmach do tych celów tworzony jest nawet specjalny dział, którego pracownicy mają określone, rozgraniczone zadania, dzięki czemu ich praca jest bardziej harmonijna i mierzona, ponieważ w cały proces zaangażowana jest więcej niż jedna osoba, odpowiednio tam nie ma pośpiechu, ryzyko pomyłki jest zminimalizowane. Na przykład praktyka przydzielania pracowników do działów jest typowa dla organizacji zajmujących się zamówieniami publicznymi. Mogą to być produkty rolne o różnym spektrum, a także różne odmiany i rodzaje zbóż. W niektórych przypadkach kierownik może nawet potrzebować asystenta, któremu może przypisać część obowiązków związanych z zakupem zboża i innych produktów.

Bardzo często działy zakupów mogą mieć następującą strukturę:

• dyrektor generalny zajmuje kierownicze stanowisko w dziale i odpowiednio główna część większości obowiązków spoczywa na nim, co czyni go odpowiedzialnym za pracę całego działu;
• menedżer ma kilku asystentów ułatwiających mu pracę, którzy mogą pomóc w znalezieniu korzystnych ofert i organizacji spotkań z dostawcami.

Jak każda inna dziedzina działalności, zawód kierownika zakupów ma swoje zalety, ale nie jest pozbawiony wad.

Do niewątpliwych zalet należą:

• stałe badanie rynku propozycji, które w taki czy inny sposób przyczynia się do intensywniejszego rozwoju umiejętności zawodowych;
• dzięki ogromnej liczbie kontaktów z producentami różnych towarów oraz przedstawicielami firm handlowych można pozyskać szerokie grono znajomych, które mogą przydać się w późniejszym życiu;
• w niektórych przypadkach można kupić towary zagraniczne, których nie można wybrać na odległość, ponieważ konieczne jest osobiste zweryfikowanie jakości produktu; dlatego specjalistom w tej dziedzinie zapewniamy regularne wyjazdy służbowe za granicę, w których można znaleźć również czas na wypoczynek osobisty;
• wysokość wynagrodzenia zawsze będzie zależeć osobiście od Twoich umiejętności i profesjonalizmu, dzięki czemu możesz mieć pewność, że naprawdę wysokiej jakości praca zawsze będzie doceniana zgodnie z jej zaletami.

Wśród wad najczęściej zauważa się:

• bardzo wysoki stopień odpowiedzialności przypisanej specjaliście - funkcjonowanie firmy jako całości zależy od kierownika zakupów, ponieważ jakość towaru i opłacalność transakcji wpłynie bezpośrednio na sytuację finansową przedsiębiorstwa;
• w przypadku braku niezbędnych materiałów i surowców od zwykłych dostawców specjalista będzie musiał pilnie szukać nowych, negocjować i sporządzić nowe warunki umów;
• konieczne jest prawidłowe obliczenie ilości kupowanych towarów i surowców, ponieważ niedobór może prowadzić do problemów w produkcji, a nadmiar może prowadzić do problemów finansowych.

Obowiązki kierownika zakupów, jak i funkcje pełnione przez tego specjalistę są bardzo zróżnicowane, choć ostatecznie sprowadzają się do jednego – dokonywania zakupów.

Przyjrzyjmy się bliżej, czym dokładnie zajmuje się ten typ profesjonalisty:

• jak już wspomniano, głównym obowiązkiem jest: zapewnienie przedsiębiorstwu wszystkiego, co niezbędne do jego funkcjonowania;
• każdy pracownik zaopatrzenia, musi wiedzieć, jak utrzymywać dobre relacje biznesowe z istniejącymi dostawcamijak znaleźć nowe opłacalne oferty;
• przygotowanie wniosków w obecnym czasie, co wskaże przyszłe zamówienia - jedno z głównych zadań;
• procesy dostaw muszą być ściśle monitorowane, zwłaszcza jeśli chodzi o współpracę z nowymi dostawcami, dlatego do obowiązków funkcjonalnych managera należy również śledzenie dostaw;
• dodatkowo specjalista musi stale monitorować rynek dostawposzukiwanie nowych dostawców, a także śledzenie zmian w asortymencie starych;
• w zależności od poziomu sprzedaży, który może wzrosnąć lub spaść, konieczna jest również korekta ilości zakupionego materiałuaby nie powstała sytuacja z jej brakiem lub nadmiarem;
• bardzo ważne jest śledzenie nowych ofert od stałych dostawców, ponieważ w takich przypadkach istnieje możliwość uzgodnienia korzystniejszych warunków transakcji;
• w przypadku zakupu surowców dowolnej kategorii, np. do produkcji żywności lub dla restauracji, musisz upewnić się co do jakości towaru, a także daty ważności;
• i oczywiście jest to konieczne rozwiązywać problemy finansowe na czasaby uniknąć długów wobec dostawców.

Osoby poszukujące pracy, które chcą powiązać swoją działalność z tym zawodem, powinny mieć świadomość, że istnieją pewne wymagania, które dotyczą nie tylko standardu zawodowego, ale także cech osobistych. Bez wszystkich wymagań i pewnego poziomu kompetencji niemożliwe jest zostanie prawdziwym profesjonalistą w swojej dziedzinie.

Oczywiście osoba na takim stanowisku musi być bardzo nietuzinkowa i mieć aktywną, pewną siebie pozycję życiową. Jest to konieczne w celu poszukiwania korzystnych ofert handlowych, odpowiadających potrzebom firmy. Ponadto solidny wewnętrzny „rdzeń” pomoże ci kompetentnie wchodzić w interakcje z konkurentami i prowadzić zdrową rywalizację. Osobom pewnym siebie, posiadającym również takie cechy, jak towarzyskość, pozytywność i towarzyskość, znacznie łatwiej będzie negocjować i znaleźć wspólny język z bezpośrednimi partnerami.... Kierownik zakupów o analitycznym umyśle będzie w stanie z łatwością rozwiązać nawet najtrudniejsze problemy, jeśli nie na korzyść swojej firmy, to przynajmniej nie na jej szkodę.

Odpowiedzialność i punktualność pomogą w interakcji z szefami i partnerami, ponieważ są to cechy, które pomogą Ci wyglądać bardziej profesjonalnie w oczach innych. Szybka nauka, poświęcenie, a także wysoka efektywność to cechy, które pomogą Ci rozwijać się zawodowo i osiągnąć szybszy rozwój kariery.

Istnieje również wiele innych cech osobowości, które musi posiadać profesjonalny agent zakupów. Ale w tym przypadku prezentowane są podstawowe cechy, bez których nie można zostać wiarygodnym specjalistą w swojej dziedzinie.

Jeśli chodzi o wiedzę i umiejętności zawodowe, tutaj wszystko jest trochę bardziej skomplikowane. Faktem jest, że możesz obejść się bez pewnych cech osobistych, jeśli specjalista jest biegły w umiejętnościach zawodowych, ale pracodawca po prostu nie może zamknąć oczu na brak nawet niektórych z nich, nawet jeśli masz bardzo atrakcyjne cechy osobiste.

Specjalista musi posiadać następującą wiedzę i umiejętności:

• przede wszystkim standard zawodowy określa potrzeba wyższego wykształcenia w zarządzaniu, dzięki któremu poznasz wszystkie subtelności pracy, przynajmniej w teorii, jeśli nie ma praktycznego doświadczenia;
• nie da się obejść bez pewnego poziomu przeszkolenia w sprawach negocjacji biznesowych; szczególnie doceniani są pracownicy, którzy ukończyli szkolenia w tym zakresie, gdzie szczegółowo badane są wszystkie subtelności i ważne niuanse procesu;
• w niektórych przypadkach może być konieczna praca z bardzo dużą ilością różnych informacji, dlatego prawdziwy profesjonalista powinien być dobrze zorientowany w materiale i być w stanie szybko przenosić uwagę z jednego zadania na drugie;
• Oprócz, musisz mieć wiedzę z zakresu logistykia także posiadać pewien poziom wiedzy z zakresu prawa cywilnego i gospodarczego;
• mile widziana znajomość cen, pewność korzystania z komputera osobistego i doświadczenie w sprzedaży.

Niewątpliwie każdy specjalista powinien mieć specjalistyczne wykształcenie w swojej dziedzinie, co pozwala mu przynajmniej teoretycznie zorientować się, jakie stanowisko zajmie w przyszłości. Jednak wiele osób często uważa, że ​​do pracy w branży zakupowej wystarczy mieć tylko dyplom potwierdzający kwalifikacje z zakresu zarządzania. Opinia ta jest błędna, gdyż konieczna jest węższa, specjalistyczna wiedza na ten temat. Nawet jeśli masz dyplom z zarządzania, zdecydowanie musisz odbyć przekwalifikowanie lub odbyć kurs dokształcający z zakresu zarządzania zamówieniami i osobno zapoznać się z zamówieniami publicznymi, które zasadniczo różnią się od działalności komercyjnej przedsiębiorstw prywatnych.

Ponadto wielu pracodawców opowiada się za prowadzeniem regularnych szkoleń dla swoich pracowników, mających na celu podnoszenie ich kwalifikacji i aktualizowanie wiedzy zgodnie ze zmieniającą się sytuacją na rynku iw gospodarce kraju. Powinieneś być przygotowany na to, że gdy otrzymasz to stanowisko w dowolnej firmie, absolutnie o dowolnym formacie i skali, początkowo karierę rozpoczniesz od płatnego stażu, po którego pomyślnym ukończeniu możesz już być pełnoprawnym managerem zakupów... W przyszłości, aby pracownicy nie stracili motywacji do pracy, szef powinien zainteresować specjalistów, dając im możliwość rozwoju kariery. Na przykład w dużych firmach, w których istnieją całe działy zakupów, możesz rozpocząć karierę jako młodszy specjalista, następnie awansować na średni lub starszy specjalista i stopniowo awansować na stanowisko kierownika działu.

Aby wszyscy kandydaci zwrócili na ciebie uwagę, konieczne jest sporządzenie kompetentnego CV, w którym zostaniesz przedstawiony w najkorzystniejszym dla pracodawcy świetle.

Rozważ następujące podstawowe zasady pisania CV:

• nie rozciągaj opowieści o sobie i swoich osiągnięciach na kilka stron; informacje powinny być zwięzłe i zrozumiałe;
• surowo zabrania się zniekształcania faktów, w odniesieniu do Twojego wykształcenia i doświadczenia zawodowego, ponieważ będziesz musiał udokumentować te informacje za pomocą dyplomu wykształcenia lub książeczki pracy;
• projekt musi być całościowy, dlatego zaleca się stosowanie tych samych technik podkreślania wszelkich ważnych szczegółów, a także jednej czcionki;
• zawczasu uzyskać przychylność pracodawcy, zalecane jest dołączenie zdjęcia do CV; najlepiej, jeśli jest to profesjonalne ujęcie, na którym prezentujesz się w dość stylowy, ale dyskretny sposób;
• CV powinno być czyste pod względem interpunkcji i pisowni, a także mieć pewien cel – wskazane jest wstępne wskazanie stanowiska i poziomu wynagrodzenia, do którego dążysz;
• wskazanie osobistych osiągnięćmile widziane są również otrzymane w poprzednim miejscu pracy.