Rodzaje rozmów biznesowych

Musisz wiedzieć, jak prawidłowo przeprowadzić rozmowę biznesową. Powinien być krótki i pouczający. Podczas rozmowy biznesowej brane są pod uwagę takie kwestie, jak dalsza współpraca, zatrudnienie, szeroki wachlarz transakcji.

Rozmowa biznesowa to przede wszystkim kontakt ustny pomiędzy parą osób, które zamierzają zawrzeć, wzmocnić lub zakończyć relację biznesową. Po drugie, oznacza komunikację werbalną między rozmówcami, którzy mają uprawnienia do rozwiązywania problemów związanych z pracą, problemami biznesowymi. Po trzecie, za pomocą rozmowy wynik osiąga się najszybciej.

Rozmowa biznesowa jest rodzajem komunikacji werbalnej i w przeciwieństwie do innych metod komunikacji, takich jak spotkanie, korespondencja biznesowa, rozmowy telefoniczne, ma szereg zalet:

• Rozmowa biznesowa pozwala skupić się na rozmówcy lub grupie osób w niej uczestniczących, co oznacza, że ​​jest zorientowana na osobę.
• Komunikacja bezpośrednia odbywa się w komfortowym dla obu stron środowisku, co prowadzi do szybszego poszukiwania rozwiązań problemów.
• Również luźna atmosfera stwarza korzystniejsze warunki do nawiązywania silnych relacji osobistych, co w procesie pracy prowadzi do łatwiejszej komunikacji między stronami.
• Dobra okazja do bardziej elastycznego podejścia do tematu rozważań.
• Skrócenie czasu spędzonego, ponieważ rozmówca natychmiast reaguje na wypowiedzi, przyczynia się do szybkiego osiągnięcia założonych celów.
• Dużo łatwiej osobiście przekonać rozmówcę o swojej poprawności i słuszności żądanego stanowiska, co doprowadzi do przyjęcia korzystniejszej dla Ciebie oferty.
• Poziom kompetencji menedżera stale rośnie dzięki uwzględnianiu uwag i ocen z drugiej strony.

Zadania, które realizuje się poprzez prowadzenie rozmowy, są bardzo zróżnicowane.

Rozmowa biznesowa zawiera szereg funkcji niezbędnych do prowadzenia negocjacji. Obejmują one:

• pracownicy w jednym obszarze mogą natychmiast omówić palące problemy i znaleźć dla nich rozwiązanie;
• przebywając w tym samym pomieszczeniu, partnerzy wspólnie poszukują rozwiązań, a także rozważane są różne pomysły, które zmierzają do celu;
• wysokie prawdopodobieństwo zawarcia korzystnych dla biznesu transakcji;
• koordynacja bieżących działań biznesowych, co prowadzi do kontroli jakości wykonywanych zadań;
• kontakty biznesowe są łatwe do utrzymania na odpowiednim poziomie podczas rozmowy, a nie w trakcie korespondencji;
• następuje stymulacja pracowników poprzez pomysły motywacyjne do aktywnego uczestnictwa w biznesie.

Rozmowy biznesowe można przeprowadzić w trzech różnych sytuacjach: zatrudnienie nowego pracownika, zwolnienie lub pouczająca rozmowa na temat naruszeń dyscyplinarnych.

Rozmowa kwalifikacyjna odbywa się w formie pytań i odpowiedzi, która bardziej przypomina prowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej. Najważniejsze jest uzyskanie wiarygodnych informacji o nowym pracowniku w celu zidentyfikowania jego kwalifikacji zawodowych.

Główne zadania rozmowy kwalifikacyjnej przy ubieganiu się o pracę:

• dowiedzieć się, dlaczego dana osoba szuka pracy;
• określić swoje kompetencje w wymaganym obszarze pracy;
• zidentyfikować jego słabości i mocne strony, główne cechy charakteru, ewentualnie osobliwości temperamentu;
• dowiedzieć się o osiągnięciach, które pracownik osiągnął w przeszłości;
• zapytać, jakiej pensji oczekuje;
• określić, jakich instrukcji oczekuje od władz;
• określić, jacy szefowie są dla niego dobrzy i skuteczni.

Rozmowa po zwolnieniu pracownika z pracy jest podzielona na dwa rodzaje: zwolnienie z własnej woli i przymus (z powodu redukcji personelu itp.).

Przy prowadzeniu pierwszego rodzaju rozmowy konieczne jest:

1. Zidentyfikuj prawdziwy powód zwolnienia pracownika.
2. Określ, jak był zmotywowany, co spowodowało taką decyzję (być może niezadowolenie z procesu produkcyjnego lub nieuwaga kierownika, niechęć do współpracowników).
3. Dowiedz się, co mu nie odpowiadało w pracy i odwrotnie. Najbardziej pouczająca jest faza trzecia.

Potrzeba takiej rozmowy tkwi w głównym zadaniu szefów - dbać o korygowanie błędów w działaniach zarządczych i monitorować to na każdym poziomie produkcji.

Rozmowa z pracownikiem, którego trzeba zwolnić, nazywa się w specjalnej literaturze zagranicznej „rozmową pożegnalną”. Przebiega inaczej:

1. Rozmowa nigdy nie jest planowana przed weekendami lub świętami, ponieważ może to zepsuć nastrój i wpłynąć nie tylko na samego pracownika, ale także na jego rodzinę i bliskich.
2. Rozmowa nie jest prowadzona w miejscu pracy pracownika, a także w pomieszczeniu, w którym pracuje duża liczba osób, niesie to ze sobą duże obciążenie emocjonalne podwładnego, co może nieść za sobą pewne konsekwencje.
3. Rozmowa trwa 20 minut, ponieważ pracownik, który usłyszał niekorzystną wiadomość, nie jest emocjonalnie nastawiony na słuchanie tego, co mu się mówi i zastanawianie się nad różnymi faktami, które menedżer stara się przekazać, wchodzi w sytuację.
4. Szefowie muszą być dokładni w prezentacji i poprawni, w przeciwnym razie pracownik może popaść w wątpliwości co do słuszności wypowiadanych słów, co będzie prowadzić do sporów i odwołań od decyzji. Szczególnie emocjonalne osoby mogą natychmiast wybuchnąć płaczem.

W praktyce zagranicznej istnieje specjalny „program rehabilitacji” dla zwolnionych. W praktyce szefowie szukają wakatów w innym przedsiębiorstwie, aby zdesperowany we własnych siłach pracownik nie poddał się. Uważa się również, że program ten jest przydatny do utrzymania autorytetu zwalnianych w oczach współpracowników i domowników.

Z kolei rozmowy dyscyplinarne odbywają się w przypadku złamania jakichkolwiek zasad. Wymagają krytycznej oceny pracy pracownika ze strony szefa. Dlatego taka rozmowa wymaga:

1. Kierownik jest zobowiązany do uzyskania wszelkich niezbędnych informacji o pracowniku i jego stanowisku w celu uniknięcia błędnych sytuacji. Charakterystyka pracownika powinna być jak najbardziej dokładna i obszerna.
2. Informacje należy podawać z kolei, ponieważ dobrze zorganizowana rozmowa prowadzi do lepszego zrozumienia problemu przez podwładnego.
3. Zasada jest jedna: nie można krytykować osobowości sprawcy, zwraca się uwagę tylko na nieprawidłowo wykonane zadanie. Ta definicja powinna mieć zawsze zastosowanie.

Kluczowym narzędziem jest umiejętność zadawania pytań. Zawsze warto przestrzegać podstawowego zestawu zasad skutecznej komunikacji głosowej:

• Aby osiągnąć dobry wynik i skrócić czas niepotrzebnej komunikacji, konieczne jest prawidłowe i jednoznaczne nawiązanie kontaktu z dostarczonym Ci rozmówcą.
• Należy wziąć pod uwagę, jaką pracę wykonuje, określić swoje oficjalne uprawnienia, zadać pytanie o granice obszaru pracy, aby wiedzieć, za co dokładnie odpowiada pracownik.
• Doświadczenie życiowe i doświadczenie zawodowe, a także jego zainteresowania poza sferą pracy, jego proces myślenia muszą być zawsze brane pod uwagę. Każda osoba jest indywidualna, co oznacza, że ​​każdy potrzebuje własnego podejścia. Nie sprawdzi się tu metoda sztampowych fraz, zawsze trzeba się zastanowić.
• Pracownika należy traktować z szacunkiem, nie zwracając uwagi na jego ewentualne wady wymowy czy wady zewnętrzne.
• Głównym celem rozmowy biznesowej jest proces przekazywania informacji, musi być zorganizowana jasno zgodnie z planem, nie bać się przedstawiać swoich pomysłów, obalać argumenty rozmówcy, dobierać poprawną argumentację, trafnie formułować swoje wypowiedzi, oraz nie nalewać wody. Pamiętaj, decyzja zawsze następuje po dyskusji.

• Jeśli starasz się lepiej zrozumieć naturę problemu, który się pojawił, możesz uniknąć długich i niepotrzebnych rozmów „wokół i wokół”, pomoże ci to silniej wpłynąć na osobę lub grupę osób zaangażowanych w rozmowę biznesową.
• Prawidłowe przedstawienie i sformułowanie problemu doprowadzi Cię do ocen, które mogą pobudzić rozmówcę do wyrażenia swojego stosunku do problemu lub zmotywować go do poszukiwania rozwiązań, wyzwolić go i zmusić do przedstawienia pomysłu. Klasyfikacja musi być jasna.
• Właściwa organizacja dialogu pomoże ci lepiej zrozumieć przeciwnika, pomoże uniknąć impasu lub sytuacji, które mogą złościć, drażnić, drażnić. Pomoże to zachować najlepszą atmosferę rozmowy i pozostawi miłe wrażenie po rozmowie.

Oczywiste jest, że zasady przygotowania do rozmowy mogą się różnić i żadnej z nich nie można nazwać nieomylnym. Wszystko zależy od rozwijającej się sytuacji. Pomocne będzie jednak wskazanie następujących opcji przygotowania:

• na początek obejmuje to sporządzenie planu rozmowy kwalifikacyjnej;
• następnie zebranie i przetworzenie otrzymanego materiału w celu zwiększenia kompetencji w pytaniu wiodącym;
• zawsze masz prawo do edycji istniejących informacji, do tego wymyślane są rozmowy biznesowe.

Wybór odpowiedniego miejsca na rozmowę kwalifikacyjną może zdecydowanie wpłynąć na jej wynik. Istnieje kilka podejść, które różnią się w zależności od sytuacji. Osoba nie będąca pracownikiem Twojej firmy może zostać zaproszona na rozmowę kwalifikacyjną poza biurowcem.

Inny przykład: spotkanie w gabinecie ankietera, które zwykle nazywa się pokojem specjalnym. Musi być wyposażony we wszystko, czego potrzebujesz. Otoczenie wokół ciebie i twojego rozmówcy powinno być jak najbardziej komfortowe, głównym czynnikiem jest spokój.

Odłącz wszystkie telefony. Uprzedź współpracowników, sekretarkę o zamierzonym spotkaniu, bo obce, niepotrzebne telefony są po prostu irytujące, może to przeszkadzać w realizacji postawionych zadań, po prostu zakłócając proces.

Istnieje kilka „domyślnych” reguł, które subtelnie, ale mogą znacząco wpłynąć na wynik rozmowy biznesowej. Stosowane techniki często prowadzą do pozytywnych rezultatów. Niezbędne jest zastosowanie podstawowych modeli zachowania partnerów podczas rozmowy. Strukturalne Zasady Biznesowe pomogą Ci również wspiąć się po drabinie korporacyjnej.

Nie ma konieczności spotykania się z pracownikami w miejscu pracy. Miejscem spotkania może być restauracja, kawiarnia, klub, a nawet dom. Celem, do którego należy dążyć, jest komfort. To właśnie komfort pomaga osiągnąć najlepszy efekt. Ale nie daj się ponieść emocjom, jeśli sytuacja wygląda bardziej jak „intymna”, może to prowadzić do odwrotnego rezultatu.

Bardzo ważny jest moment, w którym decydujesz się na rozmowę biznesową. Zaraz po zastanowieniu się nad tym punktem należy umówić się na spotkanie. Pomoże ci to i zagra w twoje ręce, jeśli chcesz oczywiście przerzucić inicjatywę na swoją stronę, a sama sytuacja będzie dzięki temu łatwiejsza do opanowania.

Po ustaleniu miejsca i czasu musisz wyznaczyć sobie pewne cele, które zamierzasz lub chcesz osiągnąć, następnie opracować strategię, którą będziesz w tym celu podążać, a następnie sformułować strukturę rozmowy. Ważne jest również, aby wziąć pod uwagę lokalizację uczestników. Główną technologią jest to, że musisz patrzeć na rozmówcę bezpośrednio i na tym samym poziomie.

Fakty, które przyczyniają się do sukcesu rozmowy biznesowej. Przede wszystkim powinno to obejmować profesjonalizm, w końcu to kompetencje w wybranej dziedzinie i jasna wizja problemu pomogą Ci wybaczyć i szybko uporać się z zadaniami i osiągnąć zamierzony cel.

• Ciągła koncentracja na wyniku będzie Twoją zaletą, tylko bezpośrednie dążenie do celu prowadzi do jego osiągnięcia, nic się nie zmieni, jeśli nadal będziesz leżeć na kanapie.
• Rytm, konieczne jest jasne nakreślenie zadań i celów, aby jasno postępować zgodnie z planem.
• Nasycenie rozumowania stworzy wrażenie, że jesteś najbardziej zainteresowaną osobą i dostaniesz „torty”.
• Ale nie zapomnij o ramach przekazywania informacji, chociaż odrobina humoru nadal będzie odpowiednia.
• Nie bój się, jeśli rozmowa nie pójdzie gładko od razu, często przyczyna niepowodzenia leży nie tylko w Tobie, ale także w nastroju Twojego rozmówcy.
• To, jak przedstawiasz informacje, jest bardzo ważne. Zawsze musisz dobierać właściwe słowa. Argumenty muszą być mocne. Nastrój jest miły. W głosie jest pewność siebie.

• Należy unikać kłótni i niepotrzebnego napięcia w rozmowie. Na początek spokojnie oceń sytuację, spróbuj skierować rozmowę we właściwym kierunku za pomocą wyjaśniających pytań. Nie należy okazywać zwątpienia ani bezbronności w imię celu – przekonania lub przekonywania rozmówcy.
• Nieskrępowane kategoryczne sądy zrujnują istotę rozmowy, nie należy o tym zapominać. Ludzie często nie mogą się zgodzić, bo „ile osób – tyle opinii”. Znajdź kompromis, zawsze był to najlepszy sposób radzenia sobie z niezwykłymi pytaniami i problemami.
• Jeśli musisz odpowiedzieć na zgłoszone zastrzeżenia, najpierw postaraj się zyskać na czasie i pozwól rozmówcy samodzielnie odpowiedzieć na własne pytania i ewentualnie je obalić.
• w tym celu odpowiednie jest pośrednie odrzucenie problemu, wysłuchanie kilku zastrzeżeń, aby uchwycić najważniejsze, konieczne jest kontynuowanie rozmowy spokojnym tonem, a sformułowanie powinno zostać złagodzone, jeśli odpowiedź nie czeka;
• osobiste uprzedzenia i osądy ci nie pomogą;

• nie należy spieszyć się z wnioskiem, ponieważ istnieje różnica między faktem a opinią;
• w przypadkach, gdy rozmówca próbuje „sprowokować” cię żywą zarozumiałością i próbuje się kłócić, powinieneś zająć pozycję „czekania” i czekać, aż on sam znajdzie się w ślepym zaułku;
• nie zapominaj: decyzja powinna zawsze następować po dyskusji, w przeciwnym razie rozmówca może cię skrytykować lub zgodzić się ze wszystkim, co nie doprowadzi do dobrego wyniku.

Odpowiednio zorganizowana rozmowa jest Twoim wiernym asystentem. W tym celu należy wcześniej przygotować się do rozmowy, ustalić miejsce i godzinę spotkania, przygotować prawidłowe wejście w kontakt z rozmówcą, poprawnie sformułować sformułowanie problemu, wybrać poprawną argumentację lub odrzucić argumentację rozmówcy, przeanalizuj alternatywne opcje wyjścia, wybierz optymalne rozwiązanie, napraw umowę, poprawnie pożegnaj się.

Pod koniec rozmowy powinieneś przeanalizować swoją taktykę komunikacji, a także wynik rozmowy.

Zatrudnianie pracowników wymaga od menedżera pewnego wysiłku, wiedzy i doświadczenia. O zawiłościach prowadzenia rozmowy biznesowej na rozmowie kwalifikacyjnej patrz poniżej.